Toda empresa precisa seguir os trâmites legais para não ter problemas com a Justiça em diversas áreas. Por determinação legal, alguns documentos previdenciários e trabalhistas devem permanecer afixados em local visível e de livre acesso dentro da empresa, facilitando a exibição à fiscalização da região e para conhecimento dos colaboradores.
Vamos entender melhor quais são os documentos de afixação obrigatória.
CATEGORIAS DE DOCUMENTOS DE AFIXAÇÃO OBRIGATÓRIA
Os documentos da empresa são classificados em alguns atributos, com uma vasta lista que varia de acordo com a fiscalização e a região.
ALVARÁ DE LOCALIZAÇÃO DA PREFEITURA E CARTÃO DO CNPJ
Todas as empresas devem ter exposto em local visível, o alvará de localização da Prefeitura. Também deve estar exposto o cartão CNPJ da empresa.
ALVARÁ SANITÁRIO
Para estabelecimentos do segmento de saúde, alimentícios e zoonoses devem ter expostos em local visível, o alvará expedido pela vigilância sanitária. Dependendo do estado e cidade, essa regra pode se aplicar a todos os segmentos.
LAUDO DE VISTORIA DO CORPO DE BOMBEIROS
Todas as empresas necessitam ter o laudo de vistoria emitido pelo corpo de bombeiros.
OPÇÃO PELO SIMPLES
(Apenas a título de orientação, pois a legislação do novo Simples Nacional não determina tal obrigatoriedade.)
Empresas inscritas no Sistema Integrado de Pagamento de Impostos e Contribuições das Microempresas e Empresas de Pequeno Porte – Simples deverão manter na empresa, em local visível ao público, placa indicativa que esclareça se tratar de microempresa ou empresa de pequeno porte inscrita no SIMPLES.
LEI 2.211/1994 – SONEGAR É CRIME
Estabelecimentos comerciais são obrigados a afixarem em local visível a frase “sonegar é crime”, indicando o pedido de notas fiscais por produtos e serviços adquiridos.
HORÁRIO DE TRABALHO
O quadro de avisos deve ter o horário de trabalho. Se ele não for único para todos os empregados ou para os de uma seção ou turma, deve ser discriminado. Se houver registro manual, mecânico ou eletrônico, deve constar a hora de entrada e saída, período de repouso e alimentação e neste caso fica dispensado o uso do quadro.
ESCALAS
Quando o serviço exige trabalho em dias que normalmente são destinados ao repouso, como os domingos e feriados, desde que devidamente autorizado, o empregado deve elaborar uma escala de revezamento. Nela deve estar determinado os dias de folga.
GUIA DA PREVIDÊNCIA SOCIAL
As cópias da Guia da Previdência Social devem estar afixadas no quadro de avisos, durante todo o mês.
CONVENÇÕES COLETIVAS
Os acordos coletivos de trabalho e convenções devem estar visíveis aos colaboradores e fiscais durante todo o período que estiverem compreendidos.
FÉRIAS COLETIVAS
Se a empresa optar por férias coletivas, as datas de início e finalização do descanso devem estar afixadas no quadro de avisos.
REEMBOLSO-CRECHE
Se a empresa oferece reembolso para as mães que usam creches particulares, essa informação deve estar afixada no quadro de avisos. Inclusive com os procedimentos necessários para desfrutar desse benefício.
INFORMAÇÕES SOBRE SAÚDE DO TRABALHO
Para prevenir acidentes e doenças no ambiente de trabalho, informações sobre saúde e segurança devem ser afixadas no quadro de avisos da empresa. Entre elas devem estar: proteção contra incêndios, instalações elétricas, indústria da construção, mineração, explosivos, inflamáveis e combustíveis, água não potável, rotulagem não preventiva, mapas de riscos, trabalho portuário, caldeiras, transporte, movimentação, armazenagem e manuseio de materiais.
LEI 9.294/1996 – PLACAS DE “PROIBIDO FUMAR”
Essa lei proíbe o consumo de cigarros em locais fechados. Independentemente de serem públicos, privados ou coletivos.
LEI 10.048/2000 – PLACAS DE ATENDIMENTO PREFERENCIAL
Empresas e estabelecimentos comerciais precisam ter estrutura para atendimento prioritário, com placa que informe que pessoas com deficiência, idosos, gestantes, lactantes, obesos e pessoas com crianças de colo têm direito a atendimento preferencial, nos termos da lei.
LEI 12.291/2010 (CDC LEI 8.078/1990)
Todos os estabelecimentos comerciais e de prestação de serviços precisam oferecer, em local de fácil acesso, um exemplar do Código de Defesa do Consumidor.
LIVRO DE RECLAMAÇÃO DO PROCON
O empresário, comerciante ou prestador de serviços é obrigado a possuir um livro de reclamações. Sempre que solicitado, deve disponibilizar de maneira imediata e gratuita ao cliente. Também precisa informar, por meio de placa em local visível.
LEI 2.150/1993 – DIAS E HORÁRIOS DE FUNCIONAMENTO
Estabelecimentos comerciais, especialmente os do Rio de Janeiro, devem afixar seus dias e horários de funcionamento, desde que: não impliquem em redução da carga normal mensal de operação, de comum acordo com seus empregados e consideradas as prescrições trabalhistas vigentes.
LEI 2.087/1993 – BEBIDAS ALCOÓLICAS
Estabelecimentos que comercializam bebidas alcoólicas devem informar em placa, com o devido destaque, as informações: “O álcool é prejudicial à saúde, podendo causar dependência física e psicológica”.
LEI DA NOTA FISCAL OBRIGATÓRIA
De acordo com a Lei Federal nº 8.846, de 24 de janeiro de 1994, todo consumidor tem direito a receber Nota Fiscal e nenhum estabelecimento, por qualquer motivo, deve omiti-la.
LEI DO IMPOSTO DISCRIMINADO
A Lei 12741/12 indica a discriminação na nota fiscal ou em local visível dos impostos incidentes sobre os produtos comercializados.
Como observamos lá em cima, a lista é bem extensa e ainda existem outros cartazes obrigatórios de acordo com a atividade, e com as legislações estaduais ou municipais. Portanto é imprescindível contar com uma assessoria contábil.
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